Ewidencja księgowa wspólnot

Dokumentacja księgowa

Do 2000 roku wspólnoty zobowiązane były prowadzić rachunkowość w formie ksiąg rachunkowych. Po nowelizacji przepisów jedynie Ustawa o własności lokali określa sposób prowadzenia ewidencji księgowej wspólnoty, a właściwie narzuca tylko obowiązek prowadzenia ewidencji pozaksięgowej, której dokładny kształt określają właściciele w drodze uchwały.
Istotne jest, aby przyjęty przez wspólnoty sposób ewidencji umożliwiał rzetelne i sprawiedliwe rozliczenie z właścicielami, oraz dostarczał informacji koniecznych przy sporządzaniu obowiązkowych deklaracji CIT 8 oraz sprawozdań finansowych na koniec roku.
Małe wspólnoty bardzo rzadko prowadzą obecnie księgi rachunkowe, najczęściej ewidencja prowadzona jest przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych w postaci różnego rodzaju tabeli i zestawień lub też w postaci książki przychodów i rozchodów. Sposób ewidencjonowania i prezentowania informacji określają wspólnoty we własnym zakresie. O ile taki sposób w małych wspólnotach jest wystarczający i może dobrze spełniać swoją rolę o tyle w przypadku dużych wspólnot wydaje się niewystarczający. Dobrym rozwiązaniem dla nich jest oparcie się o zasady rachunkowości, podwójnego zapisu i prowadzenia ewidencji w postaci bilansujących się kont finansowych.
Jednym z rozwiązań przyjmowanym przez duże wspólnoty dotyczącym określenia sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej, jest ustalenie, że wymaganą ewidencję prowadzi się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001r. W sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nie prowadzących działalności gospodarczej. ( Dz. U. Nr 137, poz.1539). Zgodnie z rozporządzeniem wspólnota prowadzi księgi rachunkowe na zasadach uproszczonych. W kolejnym punkcie przedstawiony i omówiony został przykładowy plan kont, dostosowany do specyfikacji wspólnot mieszkaniowych.

Przykładowy plan kont i jego zastosowanie w ewidencji pozaksięgowej wspólnoty

„Plan kont” dla maksymalnie uproszczonego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych wspólnoty mieszkaniowej.

130  Rachunek bankowy
200  Rozrachunki z dostawcami
201  Rozrachunki z odbiorcami
204  Rozrachunki z właścicielami lokali

Koszty
400-XX  Koszty zarządy nieruchomością wspólną
401-XX  Koszty dotyczące lokali indywidualnych
403-XX  Pozostałe koszty

640       Rozliczenia międzyokresowe

Przychody
700-XX Opłaty bieżące na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną
701-XX Opłaty na pokrycie kosztów dotyczących lokali indywidualnych.
703       Pozostałe przychody

Gdzie XX oznacza kolejny numer nadany poszczególnym rodzajom kosztów.

Konto 130 - Rachunek bankowy
Ma służyć ewidencjonowaniu przychodów i rozchodów i stanu środków pieniężnych wspólnoty mieszkaniowej.

Po stronie WN tego konta księguje się:
- wszystkie wpłaty dokonywane na rachunek bankowy wspólnoty przez jej członków z tytułu opłat bieżących na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
- wpłaty dokonywane przez inne osoby prawne z tytułu dokonywanych z nimi rozrachunków.

Po stronie MA tego konta księguje się:
- wszelkie wypłaty z rachunku wspólnoty w formie zapłaty za świadczenia na rzecz wspólnoty mieszkaniowej wykonane przez osoby fizyczne i prawne;
- wydatki o charakterze publicznoprawnym z tytułu podatków i innych opłat.

Podstawą zapisów księgowych na koncie 130 stanowi wyciąg z rachunku bankowego i załączone do niego dokumenty potwierdzające wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy i wypłaty z tego rachunku.

UWAGA! W przypadku wyodrębnienia oddzielnego rachunku lub subkonta dla celów funduszu remontowego konieczne jest wprowadzenie analityki do konta 130 np.:

130-0  rachunek bieżący;
130-1  rachunek funduszu remontowego.

Konto 200 - Rozrachunki z dostawcami
Jest przeznaczone do ewidencji rozrachunków z osobami fizycznymi i prawnymi za świadczenia wykonywane przez nich na rzecz wspólnoty  mieszkaniowej. Do konta powinna być prowadzona analityka obejmująca każdego kontrahenta.

Po stronie WN tego konta księguje się:
- uregulowane i potwierdzone wyciągiem bankowym zapłaty dla kontrahentów wspólnoty mieszkaniowej.

Po stronie MA tego konta księguje się:
- zobowiązania wobec osób fizycznych i prawnych z tytułu wykonywanych na rzecz wspólnoty świadczeń w postaci dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu, wody, wywozu nieczystości, innych robót i usług;
- naliczenia wynagrodzeń należne członkom Zarządu wspólnoty mieszkaniowej i osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę;
- zobowiązania publicznoprawne.

Podstawą zapisów księgowych na koncie 200 są faktury  za świadczone usługi i wykonane prace, listy płac, wyciągi bankowe rachunku bankowego.

Konto 204 - Rozrachunki z właścicielami lokali
Jest przeznaczone do ewidencji rozrachunków z członkami wspólnoty mieszkaniowej z tytułu bieżących opłat. Do konta tego musi być prowadzona ewidencja pomocnicza dla każdego z właścicieli lokali.

Po stronie WN tego konta księguje się:
- obciążenie właścicieli mieszkań będących członkami wspólnoty mieszkaniowej należnością z tytułu bieżących opłat.

Po stronie MA tego konta księguje się:
- wpłaty dokonywane na rachunek bankowy wspólnoty przez jej członków z tytułu bieżących opłat.

Konta 400-401 Koszty
Służą do ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną określonych w art. 14 pkt.1-5 UWL oraz kosztów dotyczących lokali mieszkalnych rozliczanych za pośrednictwem wspólnoty. Ewidencję tych kosztów prowadzi się w sposób zapewniający ustalenie kosztów według rodzajów – ze szczegółowością wymaganą przez wspólnotę ( wspólnota może przyjąć szczegółowość określoną w załączniku nr 1 rozporządzenia MF).

Po stronie WN tego konta księguje się:
- dokumenty kosztowe, które powinny być zaakceptowane przez upoważnione do tego przez Zarząd osoby.

Po stronie MA tego konta księguje się:
- dodatnią różnicę pomiędzy sumą kosztów za dany rok obrotowy, a wielkością przychodów za ten rok.

Konto 640 - Rozliczenia międzyokresowe
Jest przeznaczone do ewidencji różnicy między przychodami i kosztami wspólnoty mieszkaniowej, o której mowa w §3 ust.3 rozporządzenia MF na koniec roku obrotowego. Różnica ta zwiększa odpowiednio koszty lub przychody w roku następnym.

Konto 700 - Opłaty bieżące na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną
Służy do ewidencjonowania wszystkich przychodów i pożytków związanych z pokrywaniem kosztów zarządu nieruchomością wspólną, które właściciele lokali są zobowiązani, zgodnie z art.15 ust.1 UWL uiszczać z góry do dnia 10 każdego miesiąca.
Po stronie WN tego konta księguje się:
- dodatnią różnicę pomiędzy sumą przychodów za dany rok obrotowy, a wielkością kosztów za ten rok na koniec roku obrotowego.
Po stronie MA tego konta księguje się:
- wysokość opłat należnych od poszczególnych właścicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną.

Konto 701 – Opłaty na pokrycie kosztów dotyczących lokali indywidualnych.
Służy do ewidencjonowania przychodów związanych z pokrywaniem kosztów dotyczących bezpośrednio lokali, które rozliczane są za pośrednictwem wspólnoty. Do kosztów takich należą przykładowo: woda, wywóz nieczystości, energia cieplna. Księgowania są analogiczne jak dla konta 700.

Konto 703 - Pozostałe przychody.
Służy do ewidencji innych przychodów i pożytków związanych z nieruchomością wspólną np. dotacje, odsetki od rachunków bankowych, odszkodowania, przychody z tytułu reklam, przychody z tytułu najmu części wspólnej.  Księgowania są analogiczne jak dla konta 700.

Przykładowe dekretacje

• następna »