Podstawy prawne

Zgodnie z art.22 Ustawy o własności lokali sposób i rodzaj prowadzonej ewidencji pozaksięgowej wspólnoty, a co za tym idzie również wzory sprawozdań, określone są w  odpowiednich uchwałach podjętych przez wspólnotę.

Wspólnota może przykładowo uchwalić, że na roczne sprawozdanie finansowe składać się będą:

1.Sprawozdanie finansowe wspólnoty.
2.Zestawienie obrotów i sald kont księgowych za dany rok .
3.Bilans na ostatni dzień danego roku.
4.Zestawienie księgowań na kontach kosztowych ( wykaz poszczególnych pozycji kosztów)

Sprawozdanie może przyjąć taką formę w przypadku, gdy ewidencja pozaksięgowa jest prowadzona w postaci zapisów na kontach księgowych. W innym przypadku należy dostosować ją do sposobu prowadzonej ewidencji. Istotne jest, aby roczne sprawozdanie finansowe dostarczało informacji potrzebnych właścicielom do oceny sytuacji finansowej wspólnoty.

Sprawozdanie finansowe wspólnoty

Poniżej przykład uproszczonego bilansu oraz sprawozdania finansowego wspólnoty, które obrazuje poniesione koszty w podziale na poszczególne rodzaje kosztów. Dostarcza informacji o zaliczkach wniesionych na pokrycie tych kosztów w danym roku, prezentuje wynik finansowy wspólnoty za dany rok. Dodatkowo w sprawozdaniu zawarta jest informacja o:
stanie rachunków bankowych,
zgromadzonych środkach na funduszu remontowy oraz wydatkach pokrytych z tego funduszu,
stanie rozrachunków wspólnoty z dostawcami i odbiorcami,
oraz zbiorcza informacja o nadpłatach i niedopłatach właścicieli.
Sprawozdania tego typu sporządzane są po zakończeniu roku w celu przedstawienia na rocznym zebraniu właścicieli, mogą, a nawet powinny być sporządzane częściej w celu informowania zarządu o bieżącej sytuacji finansowej wspólnoty.

Bilans wspólnoty mieszkaniowej

Wspólnota Mieszkaniowa Warszawa 12.03.2007r.

ul. Przykładowa 1

00-000 Warszawa

BILANS
/stan na dzień 31.12.2006r./

Sprawozdanie Finansowe

Warszawa 12.03.2007

Wspólnota Mieszkaniowa

ul. Przykładowa 1

00-000 Warszawa

SPRAWOZDANIE FINANSOWE ZA 2006 ROK
/stan na dzień 31.12.2006r./

Wewnętrzna sprawozdawczość wspólnoty jako narzędzie zarządzania

W celu sprawnego i efektywnego zarządzania konieczne jest bieżące analizowanie sytuacji finansowej wspólnoty. Narzędziem umożliwiającym taką analizę są wewnętrzne sprawozdania dostarczane zarządowi. Dane w nich zawarte powinny umożliwić realizację przykładowo takich zadań jak:

1.Nadzór nad realizacją planu: poprzez kontrolę ponoszonych wydatków, a w sytuacji zwiększenia kosztów nie przewidzianych w planie podwyższenie zaliczek.

2.Nadzór nad windykacją należności: poprzez kontrolę sald właścicieli na podstawie zestawień sald osób zalegających z opłatami w podziale na ilość miesięcy zalegania, podjęcie odpowiednich kroków, przeprowadzenie odpowiedniej windykacji.

3.Nadzór nad rozrachunkami z dostawcami: poprzez kontrolę terminowości zapłat. Opóźnienia w regulowaniu należności mogą skutkować dodatkowymi kosztami w postaci naliczonych odsetek do odcięcia dostaw mediów włącznie.

4. Analiza przepływu środków finansowych i odpowiednie inwestowanie nadwyżek. Przykładem takich inwestycji może być zakładanie lokat terminowych ze środków zgromadzonych na funduszu remontowym.

Poniżej przedstawiono przykładowe sprawozdania wewnętrzne:

Ad.1 Realizacja planu w I kwartale 2006 roku.

Warszawa, 15-03-2006r.

WSPÓLNOTA MIESZKANIOWA

ul. Przykładowa 1

00-000 Warszawa

Wynik za I kwartał 2006r.

( realizacja planu)

Ad.2 Zaległości w opłatach za mieszkania.

...

1. Struktura zaległości

...

2. Wykaz zaległości właścicieli.

...

Ad.3 Wykaz faktur nie zapłaconych dostawcom.

...