ZARZĄDCA.pl

Czy wspólnota mieszkaniowa obowiązana jest prowadzić  księgowość,  czy obowiązują ją przepisy ustawy o rachunkowości?

Odpowiedź:

Do czasu nowelizacji ustawy o własności lokali, która miała miejsce w marcu  2000 roku, przepisy ustawy o rachunkowości i zobowiązywały zarządzających  wspólnotą mieszkaniową do prowadzenia  zapisów rachunkowych w formie ksiąg rachunkowych (przynajmniej w formie uproszczonej w postaci rejestru lub na luźnych kartach kontowych).  Od wejścia w życie tej zmiany obowiązek powyższy  został ograniczony do prowadzenia dla nieruchomości wspólnej co najmniej ewidencji  pozaksięgowej  kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na ich pokrycie, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Obecnie to sami  członkowie wspólnoty  mieszkaniowej określają w uchwale  sposób ewidencjonowania wpływów i wydatków. Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 22 ust. 3, pkt. 10 ustawy o własności lokali „określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej” stanowi czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu. Natomiast w cytowanym powyżej art. 29 ust. 1 uwl zawarte jest zobowiązanie zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, do prowadzenia  dla każdej nieruchomości wspólnej, określonej przez wspólnotę mieszkaniową ewidencji kosztów, zaliczek i innych rozliczeń na rzecz nieruchomości wspólnej.

Podkreślenia wymaga, że cytowany art. 29 uwl nie dotyczy tzw. małych wspólnot mieszkaniowych ( jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, nie jest większa niż siedem),  ponieważ  do zarządu nieruchomością wspólną zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.

W takiej sytuacji stosuje się art. 208 Kodeksu cywilnego, który uprawnia każdego współwłaściciela nie sprawującego zarządu rzeczą wspólną do żądania rachunku z zarządu.

Sprawujący zarząd nieruchomością wspólnej w małej wspólnocie obowiązany jest rachunek złożyć, przy czym w judykaturze i piśmiennictwie przyjmuje się, że oznacza to złożenie sprawozdania, które „może być dokonane w każdej – odpowiedniej w danych okolicznościach formie” (Komentarz do kodeksu cywilnego Własnośc i inne prawa rzeczowe. S. Rudnicki, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, Warszawa 2003, s. 278). Sprawozdanie finansowe w rozumieniu zestawienia wpływów i wydatków winno być, stosownie do brzmienia art. 460 par. 1 Kodeksu cywilnego,  sporządzone na piśmie wraz z potrzebnymi dowodami.

Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek stosować się do ustawy o rachunkowości. W wyroku z dnia 28 stycznia 2009 roku, sygn. akt: II FSK 1508/07 NSA wskazał, iż wspólnota mieszkaniowa jako podatnik podatku od osób prawnych obowiązana jest prowadzic zgodnie z  art. 9 ust. 1 u.p.d.o.pl ewidencję rachunkową „zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16 m. Tymi odrębnymi przepisami ustalającymi zasady prowadzenia rachunkowości są przepisy art. 2 ust. 1 pkt 5, art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 80 ust. 3 i art. 82 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. nr z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). Przepisu ustawy o rachunkowości stosuje się do wspólnot mieszkaniowych w zakresie uwzględniającym to, że jako jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej nie mogą prowadzić działalności gospodarczej. Obowiązki, o których mowa istnieją niezależnie od wprowadzonego w art. 29 ustawy o własności lokali obowiązku prowadzenia przez zarząd ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.”