01 stycznia0 (środa)

www.zarzadca.pl

NAWIGACJA Licencja zarządcyOrzecznictwo Komisji Odpowiedzialności Zawodowej

Orzecznictwo Komisji Odpowiedzialności Zawodowej





II. Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji nieruchomości



1. Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej



Do Ministra została skierowana skarga na zarządcę nieruchomości w związku z wykonywaniem przez niego czynności zarządzania wspólnotą mieszkaniową. Zarządcy nieruchomości, w oparciu o przesłaną skargę, zostały postawione zarzuty dotyczące:

-          nie zarejestrowania wspólnoty mieszkaniowej w Urzędzie Statystycznym i Urzędzie Skarbowym,

-          nieprawidłowego prowadzenia ewidencji kosztów wspólnoty i ich dokumentowania,

-          nie prowadzenia Książki obiektu budowlanego i nie wykonywania obowiązkowych przeglądów wynikających z przepisów Prawa budowlanego.



Po wszczęciu postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej całość akt sprawy została przekazana Komisji Odpowiedzialności Zawodowej w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Komisja stwierdziła brak dokumentów istotnych dla wyjaśnienia sprawy, w tym umowy o zarządzanie nieruchomością. Skarżący nie był w posiadaniu powyższej umowy, jak również nie miał do niej dostępu, o czym poinformował Komisję. W związku z powyższym Komisja wystąpiła do zarządcy nieruchomości o uzupełnienie materiału dowodowego o ww. dokumenty. Zarządca nieruchomości nie wykazywał jakiegokolwiek zainteresowania prowadzonym wobec niego postępowaniem z tytułu odpowiedzialności zawodowej. Nie odpowiadał na skierowaną do niego korespondencję, nie brał udziału w posiedzeniach Komisji, pomimo skutecznego powiadamiania o terminach i miejscu tych posiedzeń. Wystąpił jedynie o ustanowienie obrońcy z urzędu. Obrońca z urzędu został zarządcy nieruchomości wyznaczony, lecz zarządca nieruchomości unikał kontaktu z obrońcą.



Komisja przystąpiła do rozpatrzenia sprawy, mimo braku aktywnego uczestnictwa ze strony zarządcy nieruchomości i w oparciu o zgromadzony materiał dowodowy stwierdziła, że w wyniku zniesienia współwłasności nieruchomości z dniem 27 stycznia 2003 r. powstała tzw. duża wspólnota mieszkaniowa. W związku z powyższym do sprawowania zarządu przedmiotową nieruchomością zastosowanie miały przepisy Kodeksu cywilnego do dnia 26 stycznia 2003 r., a od dnia 27 stycznia 2003 r. przepisy ustawy o własności lokali. Zarządca nieruchomości samodzielnie wykonywał za wynagrodzeniem czynności zarządzania przedmiotową nieruchomością w okresie styczeń - maj 2003 r. W tym miejscy należały zaznaczyć, że w okresie wcześniejszym zarządca nieruchomości również brał udział w procesie zarządzania przedmiotową nieruchomością, działając jako pracownik przedsiębiorcy zarządzającego wówczas tą nieruchomością. Z akt sprawy nie wynikło, aby zarządca zawarł z właścicielami lokali umowę o zarządzanie nieruchomością, a był do tego zobowiązany, stosownie do przepisu art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.).



Odnosząc się do zarzutów postawionych zarządcy nieruchomości Komisja Odpowiedzialności Zawodowej stwierdziła, że każdy zarządca nieruchomości, podejmując się zarządzania nieruchomością ma obowiązek podjąć niezwłocznie czynności zmierzające do zarejestrowania wspólnoty, jeżeli wcześniej do zarejestrowania nie doszło. Bez wykonania tej czynności nie jest możliwe wypełnienie obligatoryjnego obowiązku założenia dla wspólnoty mieszkaniowej rachunku bankowego. Tym samym zarządca nieruchomości nie dokonał czynności mających na celu zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno - finansowej nieruchomości, o której mowa w art. 185 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zatem zarzut dotyczący nie zarejestrowania wspólnoty mieszkaniowej uznano za udokumentowany.



Współwłaściciele nieruchomości należności na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną wpłacali na rachunek bankowy poprzedniego administratora nieruchomości. Administrator ten nie wykonywał od stycznia 2003 r. żadnych czynności związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną. W rezultacie wszystkie operacje finansowe były dokonywane poprzez rachunek poprzedniego administratora nieruchomości. Zarządca nieruchomości z tego rachunku wypłacał swoje wynagrodzenie oraz kwoty określone jako wynagrodzenie dozorcy. Gdy tymczasem wysokość wynagrodzenia należnego zarządcy nieruchomości lub sposób jego ustalenia powinny być określone w umowie o zarządzanie nieruchomością, stosownie do art. 185 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.



Fakt pobierania tych należności nie znajduje żadnego udokumentowania księgowego, co świadczy o nie wypełnieniu przez zarządcę nieruchomości obowiązku prowadzenia dla nieruchomości pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Stanowi to naruszenie art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali. Natomiast niezałożenia rachunku bankowego dla nieruchomości wspólnej jest sprzeczne z art. 30 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy. Istotny w tym przypadku jest fakt, że zarządca nieruchomości, któremu wspólnota mieszkaniowa powierzyła wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem jej spraw finansowych powinien posiadać pełną wiedzę, co do sposobu ewidencjonowania kosztów nieruchomości, gdy stanowiła ona współwłasność, a później wspólnotę mieszkaniową. Tym bardziej że z dokumentów zebranych w sprawie wynikało, że zarządca nieruchomości pełnił funkcję księgowego u poprzedniego administratora. Wobec dokonanych ustaleń Komisja uznała za zasadny zarzut dotyczący nieprawidłowego prowadzenia ewidencji kosztów wspólnoty i ich dokumentowania.

Kolejny zarzut obejmujący nieprowadzenie Książki obiektu budowlanego Komisja uznała również za udokumentowany. Z analizy Książki obiektu budowlanego, założonej dla przedmiotowej nieruchomości w dniu 10 lutego 1986 r., wynika, że ostatni wpis pochodził z czerwca 1989 r. Wykonujący w niniejszej sprawie czynności zawodowe zarządca nieruchomością nie dopełnił więc obowiązku wynikającego z art. ustawy 64 Prawo budowlane. Zarządca nieruchomości nie podjął też żadnych czynności zmierzających do aktualizacji dokumentacji technicznej budynku zgodnie z postanowieniami art. 29 ust. 1c ustawy o własności lokali. Tym samym zarządca nieruchomości nie wypełnił postanowień art. 185 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości.





Ponadto, w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego, ustalono, że zarządca nieruchomości, wykonując czynności zarządzania nieruchomością, nie posiadał obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania oraz nie dopełnił obowiązku stałego doskonalenia kwalifikacji zawodowych. Niewypełnienie ww. obowiązków stanowi naruszenie art. 186 ust. 2 i ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.



Wobec stwierdzonych powyższej uchybień i błędów w pracy zarządcy nieruchomości Komisja wnioskowała o zastosowanie wobec zarządcy nieruchomości kary dyscyplinarnej określonej w art. 188 ust. 2 pkt 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. zawieszenia licencji zawodowej do czasu ponownego zdania egzaminu z wynikiem pozytywnym.





2. Nieprawidłowości przy rozliczeniach finansowych wspólnoty mieszkaniowej



Skargę na działania zarządcy nieruchomości złożył nowowybrany zarząd wspólnoty mieszkaniowej. Zarządca nieruchomości w sprawie opisanej przez skarżącego zarządzał nieruchomością na podstawie umowy o zarządzanie nieruchomością zawartej z zarządem wspólnoty mieszkaniowej. W umowie tej został wskazany jako osoba odpowiedzialna zawodowo za jej wykonanie. W umowie zamieszczono także oświadczenie o posiadaniu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zawodowych. Umowa o zarządzanie została rozwiązana na wniosek zarządcy nieruchomości. Zarządcy nieruchomości postawiono zarzuty dotyczące:

-          nieprawidłowości w zakresie rachunkowego  oraz merytorycznego klasyfikowania przychodów i kosztów wspólnoty,

-          niezgodności pomiędzy przedstawionymi wspólnocie mieszkaniowej rozliczeniami i sprawozdaniami, a faktycznymi dokumentami księgowymi,

-          dokonywanie gotówkowych rozliczeń z kontrahentami, a nie za pośrednictwem rachunku bankowego,

-          pobieranie zaliczek z rachunku bankowego wspólnoty mieszkaniowej przekraczających potrzeby wynikające z konieczności pokrycia bieżących wydatków wspólnoty,

-          dokonywanie płatności bez formalnych podstaw tj. uchwał, umów i zleceń,

-          nie wywiązywanie się z obowiązków prawno - skarbowych, wynikających z realizacji umów zleceń.



Zarzuty sformułowane przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej zostały poparte stosownymi dokumentami, w tym „Raportem z badania rozliczeń Wspólnoty Mieszkaniowej za lata 2002 i 2003" sporządzonym na zlecenie zarządu wspólnoty mieszkaniowej przez specjalistyczną firmę rachunkową.



Na podstawie akt sprawy oraz wyjaśnień zarządcy nieruchomości złożonych w trakcie prowadzonego postępowania, Komisja potwierdziła zasadność wszystkich zarzutów wynikających ze skargi. Potwierdzono rozbieżności pomiędzy faktycznymi dokumentami księgowymi a rozliczeniami i sprawozdaniami, kilkanaście wypłat gotówkowych nieuzasadnionych potrzebami związanymi z bieżącym administrowaniem nieruchomością oraz operacji finansowych dokonywanych poprzez rachunek bankowy, nie znajdujących jednak pokrycia w zawartych umowach i zleceniach. W trakcie wykonywania czynności zarządzania na rzecz wspólnoty mieszkaniowej zarządca nieruchomości rozdysponował środki finansowe wspólnoty na cele, które nie znajdują oparcia w podjętych przez wspólnotę uchwał. Zarządca nieruchomości, bez stosownych uchwał wspólnoty i niezgodnie z przyjętym planem gospodarczym, zlecał kosztowne prace remontowe w nieruchomości. Komisja ustaliła także, iż zarządca nieruchomości z opóźnieniem składał deklaracje PIT-4 i PIT-8B. Złożone dokumenty świadczą, że cześć zaległych zaliczek na podatek dochodowy oraz odsetki od tych zaległości zarządca nieruchomości uregulował w chwili złożenia przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej skargi. Odsetki zostały uiszczone na koszt zarządcy.



Na posiedzeniu Komisji zarządca nieruchomości w złożonych wyjaśnieniach potwierdził wymienione powyżej nieprawidłowości. Komisja ustaliła, że były zarząd wspólnoty mieszkaniowej w znacznym stopniu przyczynił się do nieprawidłowego zarządzania nieruchomością, nie wykonując właściwie nadzoru i akceptując przez okres 1,5 roku bez zastrzeżeń miesięczne sprawozdania rozliczeniowe składane przez zarządcę nieruchomości.



Komisja uznała, że zarządca nieruchomości nie zapewnił właściwej gospodarki finansowo-ekonomicznej nieruchomości, o której mowa w art. 185 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Swym postępowaniem zarządca nieruchomości doprowadził do naruszenia przepisów art. 29 ust. 1 i art. 30 ust. 1 ustawy o własności lokali, poprzez

Zarządca nieruchomości jest uprawniony do gospodarowania powierzonym mu zasobem wspólnoty mieszkaniowej na podstawie uchwalonego planu gospodarczego. Może realizować wydatki w zakresie ustalonym przez powyższy plan lub uchwały podjęte przez wspólnotę. W przedmiotowej sprawie zarządca nieruchomości zlecał kosztowne prace remontowe w nieruchomości niezgodnie z przyjętym planem gospodarczym. W ten sposób samodzielnie podejmował decyzje przekraczające zakres zwykłego zarządu, które stosownie do art. 22 ust. 3 pkt 2 ustawy o własności lokali, powinny być podejmowane w formie uchwały wspólnoty mieszkaniowej.

Komisja pokreśliła, że zebrany w sprawie materiał dowodowy wskazuje, ze zarządca nieruchomości wbrew ustawowym obowiązkom (art. 186 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami), zarządzając nieruchomością wspólną, nie dołożył należytej staranności między innymi w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nie kierował się zasadą ochrony interesu osób, na rzecz których wykonywał czynności zarządzania.



W związku z powyższym, Komisja wnioskowała o zastosowanie w stosunku do zarządcy nieruchomości kary dyscyplinarnej określonej w art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. zawieszenia licencji zawodowej na okres 6 miesięcy.





3. Zwołanie rocznego zebrania właścicieli lokali z naruszeniem przepisów prawa



Zarząd wspólnoty mieszkaniowej skierował skargę przeciwko zarządcy nieruchomości. W skardze zarząd przedstawił zarządcy szereg zarzutów dotyczących niewłaściwego wykonywania przez niego czynności zawodowych, w tym niezwołania przez zarządcę nieruchomości zebrania ogółu właścicielu.



Z treści załączonej do skargi umowy o zarządzanie nieruchomością wynikało, że zarządca nieruchomości przyjął na siebie obowiązek zwołania w ciągu roku dwóch zebrań ogółu właścicieli. W umowie nie zostały jednak określone terminy, w jakich ten obowiązek należało wypełnić. Taki również był argument podnoszony przez zarządcę nieruchomości w trakcie prowadzonego przez Komisję Odpowiedzialności Zawodowej postępowania wyjaśniającego, że skoro umowa o zarządzanie nie określała terminów zwołania zebrań, to zwołanie zebrania na koniec kwietnia było wypełnieniem postanowień umowy. Ponadto zarządca nieruchomości stwierdził, że udzielenie absolutorium zarządowi równało się aprobacie jego poczynań.



Odnosząc się do złożonych wyjaśnień przez zarządcę nieruchomości i załączonych do skargi dokumentów, Komisja uznała, że w przedmiotowej sprawie zarządca nieruchomości naruszył art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali, który to stanowi, że zarząd lub zarządca jest zobowiązany zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Co prawda przepis art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali odnosi się do zarządu wspólnoty mieszkaniowej, lecz nałożony tym przepisem prawa obowiązek na zarząd wspólnoty mieszkaniowej, powinien zrealizować zarządca nieruchomości, gdyż taki był zakres jego obowiązków zawodowych, zawarty w umowie o zarządzanie nieruchomością. Umowa nie przewidywała terminu za zwołanie tego zebrania. Nie oznacza to jednak, że przy zwołaniu zebrania zarządca nieruchomości nie powinien zastosować przepisu art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali. Skoro zebranie ogółu właścicieli nie zostało zwołane w terminie określonym w art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali, tj. do końca marca, to zarządca nieruchomości, odpowiedzialnym za jego zwołanie, naruszył ww. przepis prawa.

Komisja pokreśliła, że z wyjaśnień złożonych przez zarządcę nieruchomości wynika, iż nie odróżnia on funkcji sprawowanej przez zarząd i zarządcę nieruchomości. Sprawozdanie finansowe złożone właścicielom w imieniu zarządu nieruchomości wspólnej i udzielone przez wspólnotę mieszkaniową absolutorium dla zarządu, uznawał jako jednoznaczne z pozytywną oceną jego pracy, co, jego zdaniem, pozwalało mu przyjąć, że prawidłowo wypełnił obowiązki wynikające z umowy o zarządzanie.



Pomimo, że pozostałe zarzuty dotyczące nie dokonywania rozliczeń poprzez rachunek bankowy, czy wykonanie obligatoryjnych przeglądów instalacji gazowej i przewodów kominowych bez uchwały wspólnoty mieszkaniowej zostały uznane jako niezasadne, to naruszenie art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o własności lokali powoduje stwierdzenie, że zarządca nieruchomości nie wypełnił obowiązków, określonych w art. 186 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami w stopniu uzasadniającym orzeczenie kary dyscyplinarnej. W związku z powyższym, Komisja wnioskowała o zastosowanie kary dyscyplinarnej, o której mowa w art. 188 ust. 2 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. kary upomnienia.





4. Nieprawidłowości przy podejmowaniu uchwał przez właścicieli lokali



Skargę na działalność zarządcy nieruchomości złożył zarząd wspólnoty mieszkaniowej. Z akt sprawy wynikało, że wkrótce po złożeniu skargi zarząd ten został odwołany przez właścicieli lokali. W wyniku przedmiotowej skargi zostało wszczęte z urzędu postępowanie z tytułu odpowiedzialności zawodowej i sprawa została przekazana Komisji Odpowiedzialności Zawodowej celem przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.



Z treści skargi wynikało, że zarządca nieruchomości nie dołożył należytej staranności przy podejmowaniu uchwał przez członków wspólnoty mieszkaniowej w drodze indywidualnego zbierania głosów, przy czym cześć głosów nad tymi uchwałami została oddana na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej. Skarżący brali udział w zebraniu wspólnoty mieszkaniowej. W trakcie tego zebrania głosowano nad dwoma uchwałami dotyczącymi wynagrodzenia zarządcy nieruchomości i ustalenia wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu. Z powodu niskiej frekwencji właścicieli lokali na zebraniu, postanowiono, że głosowanie nad uchwałami odbędzie się głosami oddanymi częściowo na zebraniu i częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Na zebraniu zarząd wspólnoty mieszkaniowej umocował do zbierania głosów zarządcę nieruchomości. Natomiast zarządca nieruchomości polecił wykonać tę czynność osobie fizycznej, zajmującej się utrzymaniem czystości nieruchomości. Uchwały zapadły większością głosów właścicieli lokali liczoną według wielkości udziałów. Po zakończeniu zbierania głosów, o treści podjętych uchwał zarządca nieruchomości poinformował tylko tych właścicieli, którzy byli nieobecni na zebraniu i głosowali nad uchwałami w drodze indywidualnego zbierania głosów.

Z pisemnych wyjaśnień zarządcy nieruchomości wynikało, że według jego oceny działania te były jak najbardziej prawidłowe, gdyż właściciele uczestniczący w zebraniu powinni znać treść uchwał. Tym bardziej że podjęcie ich poprzedzała długa i burzliwa dyskusja. Zdaniem zarządcy nieruchomości osoby obecne na zebraniu mogły zaskarżyć treść tych uchwał do sądu. Ponieważ uchwały nie zostały zaskarżone, zarządca je realizował.

Zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy o własności lokali o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie. Natomiast stosownie do art. 25 ust. 1 i 1a ww. ustawy właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu jej niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo jeśli narusza ona zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy. Powództwo, o którym mowa w ust. 1, może być wytoczone przeciwko wspólnocie mieszkaniowej w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od dnia powiadomienia wytaczającego powództwo o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Z konstrukcji wyżej przytoczonych przepisów prawa wynika, że początkiem obliczania terminu na zaskarżenie uchwały przez właściciela lokalu jest data zebrania wspólnoty (w przypadku, gdy uchwała została podjęta na zebraniu) lub data powiadomienia właściciela o treści podjętej uchwały (w przypadku zbierania głosów w drodze indywidualnego zbierania głosów lub w trybie mieszanym). Jest sprawą oczywistą, że jeśli uchwała nie zapadła na zebraniu, gdyż została skierowana do uzupełnienia głosów w drodze obiegowej, to właściciele obecni na tymże zebraniu, a nie powiadomieni następnie o efekcie głosowania, nie będą mieli wiedzy o tym czy uchwała została podjęta czy też nie. Tym samym osoby te zostaną pozbawione prawa do ich zaskarżenia.





Biorąc pod uwagę całość dokumentów zgromadzonych w powyższej sprawie Komisja uznała, że zarządca nieruchomości swym postępowaniem naruszył art. 23 ust. 3 ustawy o własności lokali. Ponadto nie wykazał należytej staranności przy podejmowaniu uchwał częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów oraz nie kierował się zasadą ochrony interesu osób, na rzecz których były wykonywane czynności zarządzania nieruchomością. Tym samym zarządca nieruchomości nie wypełnił obowiązków, określonych w art. 186 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wobec powyższego Komisja wnioskowała o zastosowanie wobec zarządcy kary dyscyplinarnej określonej w art. 188 ust. 2 pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. kary nagany.



Dyskusja dostępna również na forum www.zarzadca.eu

Dodaj komentarz

Dodając komentarz zgadzasz się z postanowieniami regulaminu.

Kod antyspamowy
Odśwież

Księgi wieczyste online

Księgi wieczyste online

 

Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło dostęp do przeglądania ksiąg wieczystych online.

Księgi wieczyste w internecie:

http://ekw.ms.gov.pl